Как работать менеджеру проекта со стейкхолдерами и топ-менеджментом, как выстроить процесс работы и какие инструменты использовать?

Стейкхолдеры – группа людей или отдельные мастера, которые принимают участие в разработке определенного проекта. Они могут относиться к нему или нет, оказывать влияние, если обладают такими возможностями. Важно знать несколько правил и использовать современные инструменты, чтобы наладить взаимодействие.

Задачи стейкхолдеров

Чтобы уяснить, как работать со стейкхолдерами, необходимо понимать их задачи. Специалисты разделяются на несколько групп. К первой относятся непосредственные участники проекта. Это могут быть спонсоры, менеджеры, подрядчики, которые будут управлять ресурсами в процессе работы.

Ко второй группе относят потребителей, которые отвечают за результат проекта. Это заказчики, конечные потребители, сотрудники. Они принимают участие в изменении процессов работы. Если не принимать участие, то результат проекта будет печальным, не соответствующий ожиданиям. Важно, чтобы все участники помогали в развитии.

Принцип работы со стейкхолдерами:

1. Идентификация. Важно составить список людей или групп, которых можно отнести к стейкхолдерам проекта. На этом этапе происходит сбор информации о завершенных задачах, окружении. Необходимо проанализировать советы специалистов, спонсора. В готовом списке требуется указать должность, место и имя для каждого участника. Эта информация в последующем используется для управления.
2. Составление и анализ матрицы стейкхолдеров. Для этого нужно использовать все инструменты Excel. Здесь есть автоматические настройки или можно вручную прописывать все параметры. В обязательном порядке осуществляется построение матрицы. Благодаря этому можно проанализировать и оценить шансы проекта. В таблице указывают должность, имя, отношение к проекту и степень влияния.
3. Создание плана действий для коммуникации. На этом этапе для каждого участника нужно разработать отдельную стратегию. Она позволит поддерживать постоянный интерес, увеличить уровень интереса, нивелировать влияние. Когда стейкхолдеров много, а времени остается мало, необходимо выделять наиболее значимых участников.

При взаимодействии со стейкхолдерами, необходимо определить мотивацию, план дальнейших действий.

Работа с топ-менеджерами проекта

Чтобы проект был успешным, необходимо понимать, как работать с топ-менеджерами. Это специалисты, которые выполняют огромное количество задач.

Принцип работы с топ-менеджерами:

1. Отбор наиболее значимых и эффективных проектов. На этом этапе можно определить, на что будут тратиться ресурсы предприятия. Топ-менеджер должен разработать и сгенерировать новые идеи, предложения.
2. Запуск проекта. Необходимо отслеживать, какие работы уже были запущены, а какие можно отложить на небольшой промежуток времени.
3. Выполнение утвержденного проекта. На этом этапе топ-менеджер отслеживает выполнение сроков по планам и финансам проекта. Он сможет проанализировать возможные риски готовых результатов, чтобы своевременно принять решения для их устранения.
4. Завершение проекта. Когда проект подходит к концу, необходимо проанализировать его окупаемость.

Важно заранее прописать процессы и правила для регулярного контроля. Между участниками распределяются роли, обязанности, ограничения по времени. Необходимо обеспечить постоянную или временную структуру людей, которые будут собирать важную информацию или принимать решение.

Чтобы легко контролировать все этапы выполнения задач топ-менеджеров и стейкхолдеров, можно использовать такие инструменты:

1. «Битрикс 24». Это огромная площадка, которая предлагает огромное количество функций, инструментов. Руководители смогут использовать фильтрацию задач, диаграммы. К преимуществам относят то, что сервис полностью работает в онлайн-режиме. При необходимости всегда можно изменить интерфейс, настроить его по своему усмотрению.
2. Jira. Это система, чтобы своевременно управлять несколькими проектами. К преимуществам относят возможность интеграции с другими инструментами, продвинутыми пользовательскими фильтрами. В любой момент можно проанализировать процесс проекта, его масштабы. При необходимости есть инструменты для расширения плагинами.
3. Asana. К преимуществам сервиса относят не только возможность взаимодействия с топ-менеджерами, но и выполнение анализа эффективности. Разработчики смогут управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Все эти инструменты будут полезными для взаимодействия с топ-менеджерами, стейкхолдерами. Благодаря этому можно упростить работу над различными проектами, чтобы вовремя отслеживать этапы выполнения, сроки.