Product Scope: общее описание, особенности

Управление содержанием проекта (Product Scope) – совокупность процессов, включающих в себя перечень работ, необходимых для успешной реализации. Это понятие связано с принципами управления сроками выполнения каждого этапа, общей стоимостью и уровнем качества. Продуктовый Scope также связан с набором инструментов и контролем процессов, которые включены и не включены в целевой проект. Понятие успешно применяется в различных сферах современного производственного бизнеса.

Перечень процессов Product Scope

Процессы управления содержанием проекта состоят из следующих важных этапов:

• сбор нужной информации;
• определение содержания;
• создание иерархической структуры работ (ИСР);
• подтверждение;
• управление.

Каждый элемент определения проекта включает в себя входы, инструменты и выходы, означающие конечный результат этапа. Первый пункт подразумевает перечень работ по сбору требований к проекту. Он состоит из скрупулезного занесения в документацию потребностей всех сторон, заинтересованных в реализации.

Это формирует ясные цели проекта, которые необходимо достичь. Определение содержания подразумевает разработку и реализацию подробного описания как проекта, так и продукта, который должен будет получиться в результате.

ИСР подразумевает дробление работ над проектом и результатов на более мелкие части. Благодаря этому элементами становится значительно легче управлять и контролировать. Далее происходит формальный прием результатов проекта, являющийся подтверждением содержания вышеописанных элементов.

Управление подразумевает процесс отслеживания стадий реализации статуса проекта и общего содержания разрабатываемого продукта, а также внесение изменений в базовый план по мере корректировки процессов. Каждый из представленных этапов требует отдельного рассмотрения.

Сбор требований

Входами в этом случае являются устав проекта и список всех заинтересованных сторон. В качестве инструментов и методов используются интервью, работа с фокус-группами, семинары с участием ЦА и модераторов, применение групповых и творческих методов и приемы группового принятия решений. На выходе формируются документы по требованиям, план управления требованиями и матрица отслеживания. 

Определение содержания

На представленном этапе Product Scope входами являются устав проекта, перечень документов по требованиям, а также активы процессов организации. Инструменты: оценка экспертов, анализ конечного продукта, поиск возможных альтернатив и семинары модераторов проекта. На выходе формируются описание содержания и обновление перечня документов.

Создание ИСР

Входы: описание содержания проекта, документы по требованиям и активы процессов организации. Инструментом является декомпозиция – разделение обширного перечня работ на более мелкие элементы. На выходе получаются иерархическая структура работ, словарь, базовый план по содержанию и обновление документации.

Подтверждение содержания

В качестве входов выступают документы по плану управления проектом, требованиям, а также матрица их отслеживания и подтвержденные результаты. Инструменты: инспекция, состоящая из измерений и проверок на соответствие полученных результатов ожидаемым критериям. На выходе происходят документирование полученной информации и запрос на изменения и обновление документов на основании новых данных.

Управление содержанием

Входы: план управления проектом, информация о ходе выполнения установленного перечня работ, документы по требованиям и матрица их отслеживания, а также активы процессов компании. В качестве инструмента используется анализ отклонений. Выходы: измерения степени исполнения работ, обновление перечня активов процессов компании, запросы на изменения, обновление плана выполнения проекта, а также перечня документации.

Scope Creep: что это и как избежать

Во время реализации проекта может получиться явление Scope Creep. Оно означает неконтролируемое разрастание проекта, что чревато срывом сроков, получением продукта низкого качества и перерасходом бюджета. Чтобы предупредить образование Scope Creep, нужно:

• тщательно обозначить границы проекта;
• оставлять неизменными приоритеты по продукту;
• выявить всех заинтересованных лиц в конечном продукте;
• тщательно провести первоначальный анализ;
• обеспечить прозрачное выполнение проекта для заказчика.

Однако в большинстве случаев с расползанием сталкиваются, когда оно уже произошло. В этом случае нужно выполнить следующие мероприятия:

• изучить факторы влияния на проект и составить статистику зависимости;
• выявить базовую причину;
• устранить факторы наличия разрастания проекта каждым заинтересованным лицом на своем уровне;
• в противном случае составить прогноз последствий;
• согласовать все этапы заново на уровне руководства.

В таком случае риск получения Scope Creep значительно уменьшается. Важно все этапы выполнять только на профессиональном уровне и пресекать дилетантство. Благодаря этому компания завершит проект и выпустит продукт высокого качества.